关于未入伙业主欠费催缴的思考

物业公司 刘佳传

在日常的物业管理中,不论是滚动开发中的项目,还是进入常态化管理的物业管理项目,都面临着业主未入伙而导致大量物业管理费欠缴的现象,在内地的物业项目中尤为明显。



       一、业主未入伙的原因分析

       1、因房屋质量问题,业主拒绝收楼入伙;

      2、投资需要,完成购房手续后,业主不在乎入伙与否;

      3、因某些原因,业主未收到入伙通知或看到入伙通知,如出国、电话变更等因素;

       4、业主知道入伙的程序且收到入伙通知书,因某些原因故意不予入伙,如:经济原因、工作关系调动不在购房地等。


        二、业主未入伙导致存在的物业管理风险

       根据《物业管理条例》第四十二条规定:业主应当根据物业服务合同的约定交纳物业服务费用。业主与物业使用人约定由物业使用人交纳物业服务费用的,从其约定,业主负连带交纳责任。已竣工但尚未出售或者尚未交给物业买受人的物业,物业服务费用由建设单位交纳。

       从上述可知,物业费的缴纳是以房屋的交付为界限,交付以前由开发商承担物业管理费,交付以后则由业主缴纳物业管理费。如业主未办理入伙,开发商已经发出入伙通知书,在此过程中,如业主迟迟未办理入伙手续,往往在办理入伙时将会以“入伙才缴费”为由拒绝缴纳欠缴的的物业管理费,而开发商则以“已通知入伙”为由拒绝支付物业费,物业公司将面临付出服务而无法得到相应报酬的局面,同时也将面临业主与开发商的双重“不理解”。


         三、未入伙业主欠费时,如何预防在追收时陷入被动

       为预防出现在追收业主未入伙前欠费陷入被动的局面,物业公司因在开放商登报公布入伙时间时,收集当天的报纸予以存档;开发商通过快递形式向业主发放入伙通知书的,应当联系开发商发放部门将快递回执以照片和纸质资料的形式予以存档;业主拒绝入伙的应将拒绝入伙的书面或电子告知函件存档。


        四、未入伙业主欠费的追缴措施探讨

       业主因未入伙导致出现大量欠费的现象在物业管理综合屡见不鲜,下面我们将以此话题共同开展探讨,如何催收未入伙业主欠费。

       (一)前期准备阶段

         1、全面统计小区客户的入伙情况

        统计未入伙户数,收集未入伙客户的身份证、地址、联系方式等信息,建立《未入伙客户信息台账》,如图:

 


        收集未入伙客户购房合同复印件,了解合同中关于交房标准、交房时间等相关信息;收集上文中提到的入伙通知书快递及登报情况资料。

         2、根据统计资料全面梳理业主不予入伙的原因

        安排专人对统计出来的未入伙业主予以梳理,了解客户不入伙的原因,建立《业主未入伙原因报表》,如图:

(1)未入伙客户原因确定途径包含:

       通过开发商营销部门、售后部门了解原因;通过电话与业主直接沟通不入伙原因;其它正当途径了解不入伙原因。

(2)未入伙客户原因包含但不限于: 

      因开发商原因导致业主不入伙的:包括房屋质量问题、交付时间延迟、房产证办理延迟、房屋交付与合同不一致情况导致、未收到入伙通知书的、购房后开放商降价导致业主拒绝入伙的以及其他开发商因素导致的不入伙原因。

      客户联系方式变更,无法联系的;  

      无任何正当理由,客户拒绝办理入伙的;

       其它原因不办理入伙。

(3)根据欠费原因梳理未入伙客户欠费金额,梳理各种原因欠费的金额及在未入伙客户欠费金额中的比重。如图:

      (二)欠费催缴阶段

       1、未入伙欠费催缴小组,成员包含:开发商代表1名,专业法务1名,物业经理1名,专项负责人1名。

       2、各个未入伙原因的应对措施

      开发商原因:由开发商代表负责,根据不同的原因协商入伙前物业费的解释与整改工作。

       无法联系原因:通过开发商所提供客户购房地址、身份证地址、工作信息、银行房贷扣款信息等联系业主。上述仍无法联系的可通过企业黄页及身份证信息倒查客户出入境信息、社保及公积金信息、户籍信息等联系业主。确实无法联系的建议申请财产保全。

无正当理由拒绝办理入伙原因:通过电话及快递的形式多次向客户发出《入伙通知书》并做好存档,如无效情况下可在法务协助下发放专业律师函并走访业主通过当面沟通形式催办。

其他原因未入伙的:依据欠费原因制定对策。

3、制定催缴计划与阶段目标

欠费的催缴切记眉毛胡子一把抓,银根据欠费的原因构成与比例制定催费计划与目标,并将计划予以分解到月,明确相关责任人,如下:


XXX小区关于未入伙业主欠费的催缴计划

第一阶段:2015年X月——X月

催缴对象:开发商原因未入伙的欠费

催缴目标:完成本原因导致欠费金额的50%

催缴责任人:XXX

资源需求:法务、开发商代表、涉及费用催缴的费用支持。

第二阶段:2015年X月——X月

催缴对象:无法联系原因导致未入伙的欠费

催缴目标:完成本原因导致欠费金额的50%

催缴责任人:XXX

资源需求:法务、涉及费用催缴的费用支持。(后续省略)



五、未入伙业主欠费的注意事项

1、协调为主,能够协商尽量协商,客户最后还是客户;

2、不到万不得已,不走法律途后一步的有力证据;

4、民事诉讼,追溯2年,期限牢记;

5、办法切忌单一,综合运用高效,能够摆平就是水平;

6、顾及多方利益,掌握平衡。